Note dupa o sesiune de planificare

Am ieșit din sala de ședințe cu un teanc de foi A4, notițe pe margine și o senzație că, de data asta, planificarea a fost diferită. Nu pentru că am folosit o metodologie nouă sau un tool sofisticat, ci pentru că am pus întrebări precise de la început.

Sesiunea a durat trei ore și jumătate, cu o pauză de cafea la mijloc. Am avut pe masă un proiect de implementare CRM pentru o companie din domeniul distribuției. Clientul avea deja un sistem intern, dar procesele erau fragmentate: vânzările foloseau un Excel, suportul un alt tool, iar raportarea se făcea manual, săptămânal.

Ce am notat concret:

• Stakeholderii cheie – am identificat trei persoane care dețin informații critice despre fluxurile zilnice. Fără ele, orice soluție tehnică riscă să fie respinsă în faza de testare.
• Dependințe tehnice – sistemul actual de facturare nu are API documentat. Migrarea datelor va necesita un export CSV și o etapă de curățare manuală.
• Riscuri asumate – echipa internă de IT are doar o persoană care cunoaște arhitectura veche. Am stabilit un plan de suport pe durata tranziției.

Nu am stabilit încă un deadline ferm. În schimb, am convenit asupra unor milestone-uri pe două săptămâni: prima etapă este validarea fluxului de date între CRM și ERP-ul existent. Abia după aceea începem configurarea modulelor de vânzări și suport.

Pentru mine, această sesiune a confirmat un lucru pe care îl observ des în proiecte: planificarea nu înseamnă să ai toate răspunsurile, ci să știi exact ce întrebări să pui și cui. Restul vine pe parcurs, cu ajustări și decizii informate.